Ngoài ra, căn cứ vào kế hoạch hoạt động năm học và dự toán ngân sách được cơ quan nhà nước giao, cơ sở giáo dục mầm non, tiểu học, THCS xây dựng kế hoạch vận động tài trợ xin ý kiến UBND xã/thị trấn; sau đó báo cáo phòng GD&ĐT huyện phê duyệt. Trung tâm GDNN-GDTX xây dựng kế hoạch vận động tài trợ báo cáo phòng Tài chính - Kế hoạch huyện phê duyệt. Các trường phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi tổ chức vận động tài trợ.
Sau khi vận động tài trợ, cơ sở giáo dục phải thành lập Tổ tiếp nhận tài trợ. Tổ này bao gồm: Thủ trưởng cơ sở giáo dục; kế toán; Ban đại diện cha mẹ học sinh hoặc đại diện Đoàn thanh niên, đại diện của cộng đồng dân cư trên địa bàn đặt trụ sở của cơ sở giáo dục (nếu có).
Tổ tiếp nhận tài trợ cần phổ biến, thông tin rộng rãi mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của hoạt động tài trợ; cung cấp thông tin về thời gian, địa chỉ, tên và số tài khoản tiếp nhận tài trợ của cơ sở giáo dục; nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng các khoản tài trợ bằng hiện vật hoặc phi vật chất.
Đối với các khoản tài trợ bằng tiền, nhà trường phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi riêng số tiền được tài trợ; mở thêm một tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để tiếp nhận đối với khoản tài trợ được chuyển khoản. Với khoản tài trợ bằng hiện vật, cơ sở giáo dục phối hợp với Tổ tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục nhận bàn giao, chuẩn bị mặt bằng, kho bãi để bảo quản hiện vật tài trợ đảm bảo thuận lợi, nhanh chóng...