Cần tổ chức họp thống nhất nội dung kế hoạch giữa nhà trường và Ban đại diện cha mẹ học sinh. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức các hoạt động giáo dục truyền thống, tham quan, học tập ngoại khóa cho cán bộ giáo viên, nhân viên và học sinh trên địa bàn Thủ đô hoặc các tỉnh lân cận phải phù hợp với lứa tuổi.
Việc tổ chức phải được thống nhất và đồng thuận của cha mẹ học sinh, nghiêm túc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo đảm trật tự ATGT, bố trí cán bộ giáo viên, cha mẹ học sinh cùng tham gia và quản lý học sinh bảo đảm tuyệt đối an toàn khi tổ chức.
Kế hoạch tham quan, hoạt động ngoại khóa gồm: Kế hoạch tổ chức hoạt động của nhà trường; biên bản họp thống nhất giữa nhà trường và Ban đại diện cha mẹ học sinh; giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành của đơn vị đồng tổ chức và có ký bảo hiểm an toàn cho người tham quan, học tập.
Bộ hồ sơ trên được gửi về sở GD&ĐT và nhà trường chỉ triển khai thực hiện kế hoạch khi đã được cấp quản lý trực tiếp đồng ý, đồng thời báo cáo kết quả về cấp quản lý trực tiếp chậm nhất 10 ngày sau khi tổ chức xong. Hiệu trưởng nhà trường chịu trách nhiệm trước giám đốc sở và pháp luật về công tác tổ chức hoạt động ngoại khóa cho học sinh của đơn vị.
Phòng GD&ĐT các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm tham mưu với cấp có thẩm quyền để ra văn bản hướng dẫn, phê duyệt kế hoạch tham quan, ngoại khóa các trường mầm non, tiểu học, THCS trên địa bàn thuộc phòng GD&ĐT quản lý và trung tâm GDNN-GDTX trên địa bàn.