Gửi bình luận
 |
Theo bà Juliette Han kỹ năng viết là một kỹ năng quan trọng để tự tin trong giao tiếp. Ảnh: British Council. |
Bà Juliette Han - nhà thần kinh học, Giám đốc điều hành công nghệ sinh học, giảng viên tại trường Kinh doanh Columbia và cố vấn học thuật tại trường Y Harvard - nhận định kỹ năng bị đánh giá thấp nhất mà những người thành công, đặc biệt là người hướng nội, là khả năng viết rõ ràng.
"Không quan trọng bạn đang làm trong ngành nào, nếu có kỹ năng viết tốt, bạn sẽ tự tin hơn trong các tương tác của mình qua email, nói trước công chúng hoặc thậm chí chỉ là nói chuyện phiếm", bà Juliette Han nói.
Chia sẻ với CNBC Make It, bà Juliette Han đã đưa ra các lời khuyên dưới đây để phát huy tối đa hiệu quả của kỹ năng viết.
Trước khi truyền đạt một ý tưởng hoặc yêu cầu nào đó, bà Juliette Han cho rằng mọi người cần lựa chọn định dạng tốt nhất để cung cấp thông tin bản thân muốn truyền tải.
Ví dụ nếu một người đang chia sẻ nghiên cứu liên quan đến dữ liệu phức tạp, việc trình chiếu PowerPoint hiển thị biểu đồ và hình ảnh sẽ là định dạng tốt nhất. Hoặc nếu một người đang công bố các quyết định quản lý, hãy gửi cho những đồng nghiệp một email chi tiết. Trong email sẽ bao gồm các gạch đầu dòng để giúp người đọc tập trung và dễ dàng tiếp nhận thông tin.
Ngoài ra, một trong những phương pháp được sử dụng phổ biến để khái quát ý tưởng là "STAR": Thực trạng (situation), nhiệm vụ (task), hành động (action) và kết quả (result).
 |
Viết bằng ngôn ngữ đơn giản là kỹ năng của người thành công. Ảnh: CNN. |
Ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng luôn là cách hiệu quả nhất để diễn đạt các chủ đề phức tạp. Do đó, theo bà Juliette Han, mọi người cần tránh sử dụng biệt ngữ hoặc từ viết tắt trong ngành, bất kể bản thân cho rằng chúng phổ biến đến mức nào.
Bên cạnh đó, bà Juliette Han cho biết mỗi người cần cân nhắc sử dụng đồ họa hoặc phép loại trừ để đưa mọi người hiểu theo đúng quan điểm bản thân muốn truyền tải. Tuy nhiên, cần lưu ý không đưa các chi tiết không liên quan vào bài thuyết trình vì nó dễ làm lạc đề và khiến người xem bị choáng ngợp thông tin (nếu nó không cần thiết cho cuộc trò chuyện, hãy chuyển xuống cuối phần ghi chú).
Bà Juliette Han nhận định việc người nhận thông tin bị dồn dập bởi email và tài liệu cả ngày là điều không nên; vì vậy, trước gửi bất cứ thứ gì, mọi người cần phải nhắc lại cho họ lý do liên hệ; trình bày email sao cho dễ đọc trên màn hình điện thoại (các câu ngắn, có dấu đầu dòng); liệt kê ra các mục hành động ("các bước tiếp theo là…", "hạn chót là…").
Nếu tin nhắn vượt quá một trang, người viết email cần tạo tệp tài liệu riêng để đính kèm và sử dụng email cung cấp cho người nhận các điểm nổi bật.
Nếu đang xử lý một chủ đề có khả năng gây tranh cãi (phân bổ ngân sách hoặc tái cấu trúc một bộ phận của công ty), theo bà Juliette Han, người đưa ra quan điểm cần nói cho mọi người biết về quá trình suy nghĩ của bản thân.
Cách tiếp cận này sẽ giúp xây dựng sự tự tin cũng như cho mọi người thấy rằng người đang trình bày là người thấu đáo, có thể kết hợp nhiều quan điểm khác nhau và có khả năng cung cấp bối cảnh chính khi đưa ra những quyết định lớn. Ngoài ra, người trình bày cũng nên mời mọi người phản hồi và ghi lại bất kỳ mối quan tâm nào của họ.
Bà Juliette Han cho rằng trước khi gửi bất cứ thứ gì, mọi người cần đáp ứng: không cẩu thả; kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và tính nhất quán trong các con số; tránh những trò đùa và sự hài hước không cần thiết; thử thách bản thân bằng cách loại bỏ càng nhiều từ, câu và thậm chí toàn bộ ý tưởng càng tốt; hỏi lại bản thân những gì mình viết có chặt chẽ và đủ ý hay không.
