Làm sao phát huy tối ưu lợi thế của học bạ số?

Tuy nhiên, cần thêm nhiều điều kiện, đặc biệt là sự chỉ đạo cũng như nền tảng thống nhất để khắc phục một số hạn chế, phát huy tối ưu lợi thế của học bạ số.

Chưa hoàn thiện điều kiện triển khai

Ông Phùng Quốc Lập - Phó Giám đốc Sở GD&ĐT Phú Thọ cho biết, địa phương triển khai thí điểm sử dụng hồ sơ điện tử (trong đó có học bạ số) đối với lớp 6, lớp 10 bắt đầu từ năm học 2021 - 2022 (trên tinh thần tự nguyện) nhằm tiết kiệm kinh phí, thời gian, công sức của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên; nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý trong trường học và toàn ngành.

Tính đến thời điểm này, toàn tỉnh có khoảng 256 trường sử dụng học bạ số (đạt khoảng 45%). Theo lộ trình, 100% cơ sở giáo dục phổ thông sẽ triển khai học bạ số trong các năm học tiếp theo.

Ông Phùng Quốc Lập nhận định, chuyển đổi từ học bạ giấy sang học bạ số giúp nhà trường giảm thiểu thủ tục hành chính, nâng cao hiệu lực quản lý trường học, chất lượng đào tạo toàn diện. Tuy nhiên, học bạ số mới chỉ ứng dụng trong nội bộ từng trường, chưa tạo kết nối liên thông ngoài trường, ngoại tỉnh; chưa có một nền tảng, hệ thống phần mềm dùng chung cho các trường học trên toàn quốc. Do đó, khi học sinh chuyển trường hoặc vào đại học, nhà trường vẫn phải in ra.

Tại Bến Tre, thông tin từ ông Võ Thanh Vương Đạo - Trưởng phòng Quản lý chất lượng và CNTT, Sở GD&ĐT, năm học 2021 - 2022, sở chỉ đạo các trường triển khai 3 loại sổ điện tử gồm: Học bạ điện tử, sổ điểm điện tử (sổ theo dõi kết quả học tập và rèn luyện), sổ đăng bộ điện tử.

Đồng thời khuyến nghị thực hiện thêm nhiều loại sổ khác để phục vụ cho việc quản lý tại các nhà trường. Riêng học bạ điện tử có lộ trình cụ thể. Theo đó, từ năm học 2021 - 2022, thực hiện đối với lớp 1, lớp 6. Năm học 2022 - 2023, thực hiện với lớp: 1, 2, 6, 7, 10. Cứ như vậy, đến năm học 2025 - 2026 sẽ thực hiện đến tất cả cơ sở giáo dục phổ thông.

So với học bạ truyền thống, học bạ điện tử cho phép lưu trữ, quản lý, chia sẻ thông tin về học sinh dễ dàng, hiệu quả hơn; tiết kiệm thời gian, công sức; cấp lại/trích lục dễ dàng khi học bạ thất lạc, hư hỏng (trước đây học bạ thất lạc là không thể phục hồi).

Theo ông Võ Thanh Vương Đạo, thuận lợi của Bến Tre là ngành Giáo dục được các cấp quản lý quan tâm và ưu tiên bố trí kinh phí thực hiện chuyển đổi số, trong đó có nguồn lực cho việc thuê chữ ký số, hệ thống phân quyền ký số (theo nhiệm vụ lớp dạy), lưu trữ học bạ điện tử sau ký số.

Tuy nhiên, triển khai học bạ điện tử có vướng mắc bởi chưa đồng bộ nên việc chuyển đến, chuyển đi của học sinh ra ngoài tỉnh còn khó khăn. Thủ tục xác nhận nhập học vào trường đại học cũng gặp khó giữa các cơ sở giáo dục có và chưa trang bị ký số; hoặc các trường đại học chưa có quy định về nhận, sử dụng hồ sơ số về kết quả học tập rèn luyện của học sinh.

“Triển khai ký số trên học bạ điện tử liên quan sâu với hệ thống quản lý trường học. Tuy nhiên, còn có địa phương triển khai phần mềm quản lý trường học này nhưng trang bị chữ ký số thì lại thuộc một phần mềm khác (do khác nhà cung cấp). Trong khi đó, các phần mềm chưa có quy định pháp lý để liên thông dữ liệu an toàn, nên triển khai còn nhiều bất cập, gây bất tiện cho giáo viên, chưa đúng với tinh thần chuyển đổi số là tạo thuận lợi cho người dùng, mang lại hiệu quả tốt hơn”, ông Võ Thanh Vương Đạo chia sẻ.

Cô Nguyễn Thị Thu Thảo – giáo viên Trường Tiểu học & THCS Thăng Long (Đông Hưng, Thái Bình) sử dụng học bạ điện tử tích hợp trên Hệ thống SMAS. Ảnh: NTCC

Cần đồng bộ

Để triển khai học bạ số hiệu quả, ông Phùng Quốc Lập cho rằng, trước hết cần thay đổi tư duy, phương pháp quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý cơ sở giáo dục; đồng thời nâng cao trình độ, kỹ năng CNTT của giáo viên, cán bộ quản lý. Việc hoàn thiện cơ sở hạ tầng, đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất (như đường truyền Internet, hệ thống máy tính, trang thiết bị học tập…) tạo tính đồng bộ rất quan trọng.

Đặc biệt, cần sự vào cuộc chỉ đạo, điều hành thống nhất từ Bộ GD&ĐT để sử dụng học bạ số được thuận lợi, thống nhất; cụ thể là sớm đồng bộ hóa dữ liệu, xây dựng một nền tảng, hệ thống phần mềm dùng chung cho tất cả trường học trên toàn quốc. Điều này sẽ tránh được tình trạng mỗi tỉnh, thành phố, mỗi nhà trường, cấp học sử dụng một kiểu học bạ số.

Trường THPT Tân Quới (Bình Tân, Vĩnh Long) bắt đầu triển khai học bạ số từ tháng 9/2023. Theo thầy Hiệu trưởng Nguyễn Tấn Phát, nhà trường sử dụng phần mềm quản lý SMAS. Dù thời gian chưa đầy một năm, nhưng lợi ích khi triển khai học bạ số thấy rõ, như: Dễ tiếp cận; giảm áp lực sổ sách cho giáo viên và nhà trường; dễ theo dõi và quản lý hồ sơ nhẹ nhàng, khoa học hơn. Phụ huynh cũng thuận tiện tra cứu kết quả học tập của con em, qua đó phối hợp với giáo viên, nhà trường trong việc nhắc nhở, đôn đốc học tập.

Tuy nhiên, thầy Nguyễn Tấn Phát cũng cho biết, khó khăn của nhà trường khi sử dụng học bạ số là chưa tự động đồng bộ dữ liệu từ SMAS sang hệ thống học bạ, không thể cập nhật thông tin học sinh trực tiếp trên học bạ.

Khi cần đồng bộ dữ liệu của một học sinh thì phải đồng bộ cả lớp làm ảnh hưởng dữ liệu của những học sinh khác. “Thực tiễn triển khai, nhà trường mong có thêm chức năng tự động đồng bộ dữ liệu từ SMAS; cho phép đồng bộ dữ liệu từng học sinh (khi cần) và thêm chức năng cho phép điều chỉnh và sửa chữa trang bìa học bạ điện tử”, thầy Nguyễn Tất Phát đề nghị.

Từ thực tế triển khai, thầy Trần Ngọc Quỳnh - Hiệu trưởng Trường Tiểu học & THCS Thăng Long (Đông Hưng, Thái Bình) cho rằng, phải có hướng dẫn chung từ Bộ GD&ĐT về quản lý và sử dụng học bạ số. Trong đó, quy định rõ: Tổ chức và quản lý học bạ số, hạ tầng kỹ thuật cần đảm bảo của hệ thống học bạ số, trách nhiệm của các cơ quan tổ chức cá nhân trong quá trình thực hiện học bạ số.

Về đơn vị cung ứng dịch vụ, cần đồng hành thường xuyên, hỗ trợ tốt nhất cho nhà trường trong quá trình sử dụng nếu gặp phát sinh, trục trặc. Các chức năng trên phần mềm học bạ số phải đơn giản, đầy đủ nhất; tránh trùng lặp giữa các trường dữ liệu, thiết kế gây rối mắt, khó tra cứu. Hiện, Bộ GD&ĐT triển khai thí điểm học bạ điện tử ở tiểu học, nhiều bất cập cơ bản được giải quyết. Mong rằng, Bộ GD&ĐT tiếp tục triển khai ở các cấp học còn lại.

Từ thực tế triển khai học bạ số tại Bến Tre, ông Võ Thanh Vương Đạo bày tỏ mong muốn Bộ GD&ĐT ban hành các quy định về lập, quản lý, lưu trữ, sử dụng, kết nối, chia sẻ các hồ sơ điện tử (có ký số và không ký số) của ngành; xây dựng quy định chuẩn hóa việc trao đổi, cung cấp, liên thông dữ liệu giữa các phần mềm trang bị trong nhà trường (có thể có phí kết nối cung cấp dữ liệu giữa các doanh nghiệp để bảo đảm duy trì hệ thống).