Văn bản cũng nêu rõ, Sở GD&ĐT TPHCM khuyến khích trường học sử dụng các hệ thống, phần mềm có sẵn hoặc tự xây dựng hệ thống để phục vụ tra cứu thông tin đối với các dữ liệu cá nhân cần công bố (kết quả khảo sát, thi, tuyển sinh...) trên môi trường mạng.
Thủ trưởng đơn vị, hiệu trưởng nhà trường chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở GD&ĐT TPHCM và trước pháp luật về các trường hợp vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân học sinh, giáo viên tại đơn vị phụ trách.
Các chỉ đạo này được đưa ra sau khi Sở GD&ĐT TPHCM ghi nhận nhiều trường hợp trường học công bố thông tin người học, người lao động trên các kênh thông tin, phương tiện truyền thông dưới nhiều hình thức khác nhau.
Trước đó, Sở GD&ĐT TPHCM chưa công bố điểm chuẩn nhưng nhiều học sinh lẫn phụ huynh nhận được tin nhắn trúng tuyển từ các trường học. Chính điều này khiến phụ huynh lẫn học sinh hoang mang, lo lắng, vì học sinh không đăng ký nguyện vọng vào những trường trên. Nhiều người đặt nghi vấn dữ liệu cá nhân đã bị lộ. Ngay sau đó, Sở GD&ĐT TPHCM đã chuyển sự việc trên cho cơ quan điều tra.