Giảm 'gánh nặng' hồ sơ sổ sách nhờ công nghệ

Số hóa hồ sơ giáo viên

Hiện, Hà Nội áp dụng mô hình học bạ điện tử, được kết nối trên cơ sở dữ liệu liên thông giữa sở GD&ĐT - phòng GD&ĐT - nhà trường. Trên hệ thống cũng tích hợp nhiều hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy trước đây, như lịch báo giảng, thời khóa biểu… Việc này giúp giảm thiểu bớt hồ sơ giấy theo các đầu mục quy định tại Điều 21, Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT của Bộ GD&ĐT.

Chia sẻ điều này, thầy Nguyễn Ngọc Sơn, Phó Hiệu trưởng Trường THCS Ái Mộ (quận Long Biên, Hà Nội), cho biết thêm, nhà trường đã linh hoạt chuyển một số hồ sơ quản lý điều hành dạng file lưu trữ trên Driver dùng chung như Sổ mượn trả đồ dùng dạy học; đồng thời không bổ sung các đầu sổ mới ngoài danh mục quy định.

Để thực hiện hiệu quả hơn nữa, thầy Nguyễn Ngọc Sơn cho rằng, cần có giải pháp lâu dài thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị trường học đồng bộ ở các cấp. Xây dựng phần mềm liên thông, tích hợp các đầu sổ sách vào hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu ngành. Từ đó, giảm tải bớt áp lực cho giáo viên trên hồ sơ giấy, đồng thời khuyến khích sự chủ động đổi mới của cơ sở giáo dục trong xây dựng giải pháp đổi mới quản lý thời đại công nghệ số.

Một việc quan trọng khác là duy trì thường xuyên việc tập huấn, đào tạo đội ngũ; có cơ chế chuyên trách vị trí việc làm nhân viên công nghệ thông tin (CNTT) trường học để thực hiện tốt các giải pháp công nghệ mới khi triển khai tại đơn vị.

Chia sẻ của cô Nguyễn Hồng Hạnh, Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Lý Thái Tổ (Cầu Giấy, Hà Nội), một nội dung quan trọng trong hoạt động chuyển đổi số của trường là quản lý hồ sơ điện tử. Căn cứ tình hình thực tế, nhà trường chọn Google Drive - dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin để quản lý, xây dựng không gian lưu trữ kho học liệu. Trên cơ sở thư mục do Phòng GD&ĐT quận Cầu Giấy tạo và chia sẻ quyền truy cập, trường tiến hành xây dựng cây thư mục quản lý hệ thống hồ sơ với nội dung phong phú, không gian lưu trữ phù hợp.

Cán bộ, giáo viên nhà trường được tập huấn sử dụng thành thạo Google Drive để cập nhật thường xuyên toàn bộ hồ sơ sổ sách, giáo án cá nhân, hồ sơ chuyên môn của tổ khối theo thời gian quy định. Ban giám hiệu phân cấp, phân quyền trong quản lý, tạo đồng bộ trong kết nối, thuận tiện cho kiểm tra, đánh giá. Đồng thời, có kế hoạch giám sát việc thực hiện số hóa hồ sơ của giáo viên đột xuất, định kỳ kèm nhận xét, đóng góp ý kiến để chỉnh sửa, hoàn thiện.

Ảnh minh họa/ INT

Hướng tới chuyển đổi hoàn toàn

Từ năm 2011, Sở GD&ĐT Bến Tre đã ban hành Quy chế quản lý, sử dụng các sổ điện tử theo dõi đánh giá kết quả học tập và rèn luyện của học sinh, áp dụng từ năm học 2021 - 2022; hướng tới việc chuyển đổi hoàn toàn các loại hồ sơ giấy trong nhà trường thành điện tử. Riêng Học bạ điện tử sẽ thực hiện với lớp 1, lớp 6 từ năm học 2021 - 2022; từ năm học 2022 - 2023, thực hiện đối với lớp 1, lớp 2, lớp 6, lớp 7, lớp 10 và cuốn chiếu cho đến năm học 2025 - 2026.

Ông Võ Văn Bé Hai, Phó Giám đốc Sở GD&ĐT Bến Tre, cho biết, theo quy chế, cập nhật danh sách, sơ yếu lý lịch; thông tin học sinh nghỉ học, chuyển lớp, chuyển trường và các hoạt động giáo dục; cập nhật điểm số, nhận xét, đánh giá kết quả rèn luyện và học tập của học sinh… đều được giáo viên thực hiện trên hệ thống phần mềm quản lý trường học.

Tùy vào điều kiện của nhà trường, hiệu trưởng có thể tổ chức cho giáo viên thực hiện ký số trên sổ điện tử theo dõi và đánh giá kết quả học tập, rèn luyện học sinh. Việc này phải bảo đảm tính pháp lý, kiểm soát quyền ký số của giáo viên trên sổ điện tử, tính an toàn thông tin trong quản lý, lưu trữ và tra cứu sổ điện tử. Nhà trường có thể sử dụng sổ điện tử thay cho sổ giấy, không được đồng thời sử dụng hai loại.

Ngoài sổ theo dõi và đánh giá học sinh điện tử, học bạ điện tử, sổ đăng bộ điện tử, nhà trường có thể tự xây dựng quy trình, quy định theo thẩm quyền để sử dụng các loại sổ điện tử khác thay cho sổ giấy có trên hệ thống phần mềm quản lý trường học theo đúng quy định của Bộ GD&ĐT.

Còn tại Bắc Giang, thông tin từ ông Bạch Đăng Khoa, Phó Giám đốc Sở GD&ĐT, sở đã có hướng dẫn về việc quản lý, sử dụng Sổ theo dõi và đánh giá học sinh, Học bạ học sinh trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành GD-ĐT tỉnh, áp dụng từ năm học 2022 - 2023. Mục đích nhằm tăng cường ứng dụng CNTT, thúc đẩy chuyển đổi số trong giáo dục, thuận lợi cho giáo viên theo dõi và đánh giá, xếp loại quá trình rèn luyện và học tập của học sinh.

Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo lớp học) trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành GD-ĐT là dữ liệu điện tử, được liên thông với sổ theo dõi và đánh giá học sinh của giáo viên, lưu lại toàn bộ kết quả học tập, rèn luyện của học sinh trong một lớp ở một năm học (còn gọi là Sổ theo dõi đánh giá học sinh điện tử).

Học bạ học sinh trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành GD-ĐT lưu lại toàn bộ kết quả học tập, rèn luyện của từng học sinh trong một cấp học, được liên thông với Sổ theo dõi đánh giá học sinh điện tử. Thực hiện hướng dẫn này, việc theo dõi nghỉ học và các hoạt động giáo dục hàng tuần; điểm kiểm tra, đánh giá của học sinh… được giáo viên nhập trực tiếp vào Sổ theo dõi đánh giá học sinh điện tử. Toàn bộ các file dữ liệu Sổ theo dõi đánh giá học sinh điện tử, Học bạ học sinh điện tử từng năm học, nhà trường xuất thành file PDF và hiệu trưởng ký số để lưu trữ vào kho dữ liệu điện tử của trường theo quy định.

“Chúng tôi cũng chú trọng xây dựng kho học liệu điện tử, trong đó lưu trữ bài giảng điện tử, video tham khảo, hệ thống đề cương, ngân hàng đề kiểm tra trực tuyến hàng tuần, hàng tháng. Nhờ áp dụng CNTT nên áp lực về hồ sơ sổ sách của giáo viên được giảm tải đáng kể. Tất cả giáo án, nội dung chương trình dạy và học, báo cáo… được thầy đẩy lên thư mục trên Google Drive, thuận tiện, nhanh chóng mà không cần phải viết tay như trước đây… giáo viên từ đó có nhiều thời gian sáng tạo, đầu tư cho chuyên môn, nâng cao chất lượng giảng dạy”, cô Nguyễn Hồng Hạnh cho hay.