Gửi bình luận
Theo thống kê, phương thức nhập liệu thủ công có tỷ lệ sai sót trung bình lên đến 1/300 ký tự và "ngốn" gần 60% quỹ thời gian của thủ thư. Tại các không gian tri thức, việc quản lý bằng sổ sách truyền thống gây ra tình trạng ùn tắc kéo dài
Mùa thi cử tại các trường đại học hay dịp cuối tuần ở thư viện trung tâm, không khó để bắt gặp hình ảnh hàng dài độc giả kiên nhẫn xếp hàng chờ đợi. Phía sau quầy, các thủ thư phải chật vật ghi chép sổ sách hoặc gõ từng mã số sách dài ngoằng vào Excel.
Một giao dịch mượn/trả thủ công trung bình tiêu tốn từ 2 đến 5 phút. Sự chậm trễ này trực tiếp làm suy giảm trải nghiệm bạn đọc và vắt kiệt sức lực nhân viên. Đỉnh điểm của sự quá tải thường rơi vào các kỳ kiểm kê kho cuối năm. Nhiều thư viện phải đóng cửa nhiều tuần liền, tiêu tốn hàng trăm giờ công nhưng cuối cùng vẫn đối mặt với những bảng báo cáo chênh lệch số liệu mà không thể truy vết nguyên nhân.
Để tìm lối ra cho bài toán trên, phóng viên đã có cuộc trao đổi với Ông Trần Viết Quyết - Chuyên gia tư vấn cấp cao tại Thế Giới Mã Vạch, đơn vị đã có hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án nhận dạng tự động (AIDC) tại Việt Nam.
Nhận định về xu hướng số hóa, ông Quyết chia sẻ: "Bản chất của việc ứng dụng Mã vạch và QR Code là gán cho mỗi tài liệu vật lý và mỗi cá nhân một 'chứng minh thư số' duy nhất. Khi kết hợp với thiết bị chuyên dụng, toàn bộ quy trình từ định danh, mượn trả đến kiểm kê sẽ được hệ thống tự động xử lý theo thời gian thực (Real-time)."
Theo ông Quyết, để tối ưu hóa hiệu năng, thư viện hiện đại thường phân bổ luồng công việc thành 2 nhánh công nghệ chuyên biệt:
Khi đánh giá hiệu quả thực tế của giải pháp quản lý thư viện bằng mã vạch so với phương pháp truyền thống, đại diện Thế Giới Mã Vạch đưa ra những chỉ số đo lường đầy thuyết phục.
"Nếu nhập liệu thủ công sai 1/300 ký tự, thì công nghệ quét mã đẩy tỷ lệ sai sót xuống chỉ còn 1/3.000.000. Việc tự động hóa giúp cắt giảm 95% thời gian chờ đợi; một lượt mượn/trả giờ đây chỉ mất khoảng 3 - 5 giây," ông Quyết cho biết. "Đột phá chủ yếu nằm ở khâu kiểm kê. Thủ thư chỉ cần cầm máy quét đi dọc các dãy kệ để thu thập dữ liệu hàng loạt. Độ chính xác trong đối soát tài sản đạt mức 99.9%."
Thực tế ghi nhận không ít thư viện đã thử nghiệm in mã vạch nhưng sớm thất bại do làm sai phương pháp. Nhiều nơi dùng máy in văn phòng in mã vạch lên giấy A4 rồi dán băng keo lên sách. Chỉ sau thời gian ngắn, lớp băng keo chảy nhão làm hỏng bìa, mực in phai mờ khiến máy quét không thể giải mã.
Từ góc độ của một nhà tích hợp hệ thống thực chiến, ông Quyết nhấn mạnh 2 yếu tố cốt lõi quyết định thành bại của dự án:
Chuyển đổi số không gian tri thức không chỉ là câu chuyện mua vài chiếc máy quét, mà là quá trình thiết lập một kiến trúc hệ thống đồng bộ. Việc lựa chọn một đối tác có năng lực thực chứng, am hiểu sâu sắc quy trình vận hành sẽ giúp các nhà quản trị tránh rủi ro đầu tư lãng phí, đảm bảo tỷ suất hoàn vốn tối ưu và kiến tạo nên những thư viện thông minh thực thụ.
