Hồ sơ tham gia giải thưởng bao gồm cả bản cứng và bản mềm (định dạng file word). Cơ sở giáo dục đại học gửi 1 bộ hồ sơ (bản cứng) qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp về Phòng Quản lý khoa học, Trường Đại học Hà Nội. Địa chỉ: Số km 9, đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. Phía ngoài hồ sơ ghi rõ thông tin: Đề tài tham gia Giải thưởng KHCN năm 2022 dành cho sinh viên.
Bản mềm hồ sơ (định dạng file word) gửi đồng thời về 02 địa chỉ email: giaithuongsvnckh2022@moet.gov.vn (của Thường trực Ban chỉ đạo Giải thưởng) và gtsvnckh2022@hanu.edu.vn (của Phòng Quản lý khoa học, Trường Đại học Hà Nội).
Hồ sơ các đề tài tham gia xét chọn Giải thưởng Khoa học và Công nghệ dành cho sinh viên trong các cơ sở giáo dục đại học năm 2022 phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 10 của Thông tư 45. Đặc biệt lưu ý:
Có đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Khoản 2, Điều 7 của Thông tư 45; Không hiển thị thông tin về sinh viên thực hiện, người hướng dẫn, tên cơ sở giáo dục đại học trong báo cáo tổng kết công trình, đề tài và các tài liệu khoa học liên quan (nếu có), trừ danh mục tài liệu tham khảo. Trong trường hợp đặc biệt, tên cơ sở giáo dục đại học là một phần trong tên đề tài hoặc nội dung nghiên cứu, hồ sơ được coi là hợp lệ.
Hồ sơ tham dự Giải thưởng Giải thưởng Khoa học và Công nghệ năm 2022 phải đúng thời hạn quy định. Thời điểm nhận hồ sơ được xác định theo một trong ba mốc thời gian sau: mốc thời gian cơ sở giáo dục đại học gửi đầy đủ hồ sơ qua hòm thư điện tử giaithuongsvnckh2022@moet.gov.vnvà gtsvnckh2022@hanu.edu.vn; Mốc thời gian ghi ở dấu của bưu điện (đối với trường hợp gửi qua bưu điện); Mốc thời gian ghi ở dấu công văn đến của Trường Đại học Hà Nội (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại Trường Đại học Hà Nội).