Nâng cao kỹ năng đàm phán của hiệu trưởng

Cán bộ quản lý giáo dục, ngoài năng lực về chuyên môn, lãnh đạo, quản lý… còn cần có những kỹ năng như: Đàm phán, tổ chức hội họp, ra quyết định, làm việc nhóm trong quản lý.

Trong quản lý lãnh đạo, nhà quản lý sử dụng đàm phán để trao đổi, thảo luận với nhân viên hay đối tác, thể hiện mối quan tâm chung hoặc giải quyết những bất đồng để đạt được thỏa thuận và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Chính vì vậy, hiệu trưởng cần tìm hiểu những vấn đề liên quan đến kỹ năng đàm phán giúp công tác quản lý, lãnh đạo của mình được hiệu quả.

Nhiều người vẫn lầm tưởng đàm phán là kỹ năng thuyết phục, mà thuyết phục có nghĩa thiên về nói, vì vậy luôn nói nhiều để mình là thế chủ động mà chưa chú ý đúng mức đến việc lắng nghe.

Những chia sẻ dưới đây của cô Nguyễn Thị Hoàng Trang là kinh nghiệm đáng chú ý giúp các hiệu trưởng nâng cao kỹ năng đàm phán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Bốn giai đoạn của quá trình đàm phán

Giai đoạn chuẩn bị: Chuẩn bị kế hoạch và xác định mục tiêu đàm phán là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Cần dự kiến những nhượng bộ cần thiết để quyết định chấp nhận mất một phần quyền lợi để đạt được thỏa thuận, để nhượng bộ thực sự có giá trị. Lưu ý giới hạn thời gian đàm phán và tạo ra các phương án khác nhau để tháo gỡ bế tắc nếu đàm phán không đi đến thỏa thuận.

Giai đoạn tiếp xúc: Cần lưu ý thiết lập mối quan hệ cởi mở, gần gũi, hợp tác giữa hai bên. Có thể dành một phần nhỏ thời gian để trao đổi những vấn đề bên ngoài không liên quan đến nội dung đàm phán rồi mới tìm hiểu ý đồ cần hợp tác, cách nhìn nhận vấn đề của đối tác. Cách này giúp nắm rõ tâm lý của đối tác, tăng thêm tự tin, lợi thế của bản thân khi đi vào nội dung đàm phán cụ thể.

Giai đoạn thực chất: Là khâu trọng điểm của đàm phán nên cần sử dụng kỹ năng thuyết phục, kỹ năng nhượng bộ, kỹ năng giải quyết bế tắc, kỹ năng điều chỉnh mục tiêu ban đầu, kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi... Trong quá trình đàm phán không tránh khỏi những khác biệt, nảy sinh mâu thuẫn, xung đột về quan điểm, nhận thức, phương pháp làm việc...

Do đó, cần chọn lựa kỹ các chiến lược né tránh (quyền lợi của ta và đối tác đều thấp), chiến lược thỏa hiệp (khi đối tác chấp nhận hy sinh một số quyền lợi), chiến lược tranh đua (khi hai bên sẵn sàng tranh luận, tranh cãi), chiến lược cộng tác (mỗi bên có thể nhượng bộ một phần quyền lợi của mình) để giải quyết mâu thuẫn.

Kết thúc đàm phán: Khi đàm phán đạt được thỏa thuận, cần soạn văn bản ký kết để ban hành và thực hiện mới có giá trị thực sự. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, hãy xem xét đối tác có quan tâm thật sự đến vấn đề này hay không. Nếu quá trình đàm phán xảy ra mâu thuẫn quá mức cho phép, tạm ngưng cuộc đàm phán một thời gian để đối tác bình tĩnh hoặc rút khỏi cuộc đàm phán và kết thúc ôn hòa.

Ảnh minh họa.

Quan tâm các yếu tố giúp đàm phán thành công

Các yếu tố cần xác định rõ là: Mục đích đàm phán, đối tượng đàm phán, nội dung đàm phán, phương pháp đàm phán, yếu tố phản hồi, địa điểm và thời gian. Ngoài ra, để cuộc đàm phán có hiệu quả, nên chú ý đến đặc điểm văn hóa vùng miền để có cách giao tiếp cho phù hợp.

Bên cạnh đó, chuẩn bị thật chu đáo để mang lại sự tự tin khi đàm phán, như: Chuẩn bị về tâm lý, nội dung, dự trù tình huống có thể xảy ra để ứng xử phù hợp và không rơi vào thế bị động.

Một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều nhất để mang đến sự thành công cho cuộc đàm phán chính là bản thân người hiệu trưởng. Vì người hiệu trưởng sẽ xác định được mình đi đàm phán với mục đích gì, đối tượng đàm phán của mình là ai và người đó chịu sự ảnh hưởng của văn hóa vùng miền nào, nội dung của cuộc đàm phán xoay quanh vấn đề gì. Từ đó sẽ lựa chọn được phương pháp, địa điểm, thời gian đàm phán phù hợp nhất và bản thân sẽ chuẩn bị tốt tất cả những vấn đề cần thiết của cuộc đàm phán như dự trù sự phản hồi, xử lý tình huống...

Người hiệu trưởng cần chú ý đến mọi hình thức để đàm phán thường gặp trong nhà trường như: Bằng văn bản, bằng thư điện tử, qua điện thoại, đàm phán trực tiếp.

Tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp

Người hiệu trưởng tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp thể hiện qua dáng vẻ bên ngoài là sự tự tin, thân thiện, trang phục phù hợp. Trong khi giao tiếp, luôn thể hiện sự quan tâm, giúp đỡ, có lời khen chân thành. Đưa những điểm chung của cả hai vào trong nội dung giao tiếp để tìm thấy sự tương đồng và đặt mình vào vị trí của người đối diện để nhìn nhận các vấn đề trong cuộc sống một cách khách quan, thấu hiểu nhất.

Khi cần từ chối, nhẹ nhàng cảm ơn và ghi nhận sự quan tâm, nói lên cái khó và nguyên tắc riêng của mình. Trong lời nói và hành động phải thể hiện sự dứt khoát từ chối. Đặc biệt, khi giao tiếp, nắm được nguyên tắc chung là tôn trọng, không nói xấu một người với người khác. Nếu cần thì nhận xét trực tiếp với người đó bằng thái độ và lời lẽ chân tình để tránh thông tin bị lệch lạc, tuyệt đối không gây thêm bất hòa trong các mối quan hệ.

Cô Nguyễn Thị Hoàng Trang làm việc cùng đội ngũ giáo viên Trường tiểu học Bình Hòa 2.

Tránh những lỗi thông thường trong đàm phán

Những lỗi thông thường trong đàm phán như: Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn; không biết đối tác ai là người có quyền quyết định; không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào; đàm phán với mục đích chung chung.

Ngoài ra, không đề xuất được những quan điểm và lý lẽ có giá trị; không để cho đối tác đưa ra đề nghị trước; bỏ qua yếu tố thời gian, địa điểm như là một vũ khí trong đàm phán; từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc; không biết kết thúc đúng lúc...

Để tránh những lỗi nói trên, cô Nguyễn Thị Hoàng Trang cho biết, trong cuộc đàm phán, mình tuyệt đối không ngắt lời đối tác, tích cực lắng nghe và chỉ nói vừa đủ để đưa ra quyết định cuối cùng. Luôn đặt câu hỏi mở, có mục đích nhằm thể hiện sự hiểu biết. Sử dụng chú giải, bình luận hài hước và tích cực. Ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ nếu cần thiết.

Trước khi đàm phán, lập một mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế; tóm tắt thường xuyên để nhận biết quá trình đàm phán đến giai đoạn nào. Đồng thời, liệt kê những điểm cần giải thích, những điểm đã hiểu để tiện theo dõi và thấu hiểu nội dung đàm phán. Tránh dùng ngôn ngữ yếu. Không chỉ trích đối tác mà tìm ra những điểm chung của cả hai để đi đến thỏa thuận. Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình và tránh bộc lộ cảm xúc bộc phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo họ.

Bên cạnh việc biết cách khắc phục những lỗi thông thường, để cuộc đàm phán không thất bại, cô Nguyễn Thị Hoàng Trang cũng cho biết còn chú ý những điều sau:

Nói đủ nghe rõ, ngắn gọn, xúc tích và nói chậm để đối tác có thời gian để nghe, để tiếp nhận, hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà mình muốn truyền đạt. Luôn nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình và đem lại độ tin cậy cho đối tác. Thông báo trước nội dung đàm phán. Nếu thấy đối tác nói quá nhiều, chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng quay về nội dung chính cần đàm phán.

Không đưa tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ngay từ đầu buổi đàm phán mà sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung, từng thắc mắc cần tìm hiểu của đối tác. Không lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác. Luôn chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán để linh hoạt, nhân nhượng trong chừng mực có thể.

Ngoài ra, cần tự đặt mình là người học hỏi nhưng không mất đi vị thế của mình khi đàm phán. Không có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo, gây mất cảm tình và khó chịu cho đối tác.

Trong từng tình huống quản lý cụ thể, người hiệu trưởng cần nắm bắt đặc điểm tâm lý của cấp dưới, trình độ phát triển của tập thể sư phạm nhà trường để sử dụng các kỹ năng đàm phán phù hợp nhất...

Kỹ năng đàm phán là kết quả cả quá trình

Kỹ năng đàm phán không tự nhiên mà có, đó là kết quả của một quá trình phấn đấu, trải nghiệm qua công tác quản lý của người hiệu trưởng. Vì vậy, hiệu trưởng cần phải thường xuyên học tập, tu dưỡng, rèn luyện từng bước trong quá trình quản lý của mình, tích lũy nhiều kinh nghiệm hơn nữa để mang đến thành công trong các cuộc đàm phán.

Ngoài ra, việc vận dụng linh hoạt các biện pháp đã nêu ở trên cũng là một trong những điều kiện mang đến thành công cho mỗi cuộc đàm phán của hiệu trưởng.

Đặc biệt, là một hiệu trưởng, cần phải tôn trọng đối tượng đàm phán (học sinh, cấp dưới, các mối quan hệ trong quá trình quản lý nhà trường) và nhu cầu giao tiếp của đối tượng. Biết đặt mình vào vị trí của đối tượng để hiểu và thông cảm với họ. Lựa chọn cách nói sao cho phù hợp với đối tượng đàm phán, hoàn cảnh giao tiếp và văn hóa (phong tục, tập quán, tôn giáo, tín ngưỡng,...). Kết hợp giữa lời nói với ngôn ngữ cơ thể để tạo ra sự hấp dẫn, dễ hiểu đối với người nghe.

Luôn tìm ra những điểm tốt, điểm tích cực của học sinh hoặc cấp dưới để động viên, khen ngợi, tránh tập trung vào những điểm tiêu cực để phê phán, chỉ trích.

Luôn bình tĩnh, hoà nhã khi đàm phán, biết kiềm chế những cảm xúc tiêu cực để tránh nói ra những lời khó nghe, gây tổn thương đến người khác trong quá trình đàm phán, hay làm cho cuộc giao tiếp trở nên căng thẳng.

Đặc biệt quan trọng là cần có kiến thức và kinh nghiệm về nội dung của vấn đề đàm phán để thuyết phục được đối tượng giao tiếp.