Cách giải quyết xung đột tại nơi làm việc

Lắng nghe và trò chuyện với đồng nghiệp nhiều hơn là cách để ngăn chặn căng thẳng lên đến đỉnh điểm. Ảnh: LinkedIn.

Trong tương tác hàng ngày, một số người phù hợp với tính cách chúng ta và cũng không tránh khỏi những người khiến chúng ta xung đột. The Guardian cho biết đây là thực tế của cuộc sống. Vậy bạn có thể làm gì khi cách làm việc của đồng nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến năng suất của bạn mà còn ảnh hưởng đến sự hòa hợp chung của cả nhóm?

Với tư cách là nhà tư vấn về văn hóa tổ chức, tiến sĩ Ali Walker đã làm việc với các cá nhân, nhóm trong tất cả ngành và loại hình tổ chức để giúp mọi người đối phó với tình huống này.

Ba xung đột phổ biến tại nơi làm việc

Theo tiến sĩ Ali Walker, xung đột giao tiếp xảy ra khi mọi người có những cách xử lý và thể hiện thông tin khác nhau.

Ví dụ: James là một giám đốc điều hành. Trong năm đầu tiên, anh ấy muốn xây dựng lòng tin trong đội ngũ điều hành và thích thảo luận về các quyết định chiến lược với nhóm. Một thành viên trong nhóm thường im lặng trong các cuộc họp này. Ngày hôm sau, anh ấy gửi cho James những email dài nêu ra suy nghĩ của mình.

Tại nơi làm việc, một người có thể thích xử lý suy nghĩ và ý tưởng của họ thông qua trò chuyện (xử lý hướng ngoại), trong khi một người khác thích xử lý suy nghĩ của họ trong sự suy tư yên tĩnh (xử lý hướng nội) rồi sau đó bày tỏ ý tưởng của họ sau khi họ đã ổn định hướng đi. Điều này giải thích sự khác biệt giữa James và thành viên trong nhóm của anh ấy.

Ví dụ khác, một người đang phát biểu trong cuộc họp có thể tỏ ra bực tức khi có người xen vào. Trong khi đó, người kia chỉ đơn giản nghĩ rằng họ đang thể hiện sự nhiệt tình của mình đối với ý tưởng.

Khi xung đột tại nơi làm việc phát sinh, bạn hãy dành thời gian để nói chuyện với đồng nghiệp. Đây là cơ hội để mọi người chia sẻ sở thích về giao tiếp, văn hóa và phong cách làm việc. Ảnh: Acacia EAP.

Xung đột về điều kiện văn hóa xảy ra khi mọi người đến từ nhiều nơi khác nhau và có các quan điểm đối lập nhau liên quan đến giới tính, tuổi tác, giáo dục, dân tộc, tôn giáo, niềm tin chính trị, nền tảng kinh tế xã hội thậm chí cả các cách tiếp cận văn hóa khác nhau đối với sự hài hước.

Ví dụ: John là người giám sát của Sue tại một cơ sở cải huấn. John thường pha trò trêu chọc Sue trước mặt các đồng nghiệp khác. Khi Sue giải thích với John cô ấy không đánh giá cao những trò đùa, John đã cười trừ và nói cô ấy đang quá nghiêm nghị. Lời khuyên của anh là hãy vui vẻ lên nếu cô muốn ở lại làm việc lâu dài tại nơi này.

Ở đây, ý tưởng nói đùa vui vẻ của John rất xúc phạm Sue, người cảm thấy không được tôn trọng tại nơi làm việc.

Trong một tình huống khác, yêu cầu làm việc linh hoạt của một người trẻ tuổi có thể bị người quản lý có kinh nghiệm hơn coi là “chểnh mảng” mặc dù người đưa ra yêu cầu biết họ làm việc năng suất và hiệu quả hơn ở nhà.

Điều kiện văn hóa có thể tác động đến cách chúng ta cư xử với tư cách là nhà lãnh đạo và cách chúng ta tiếp cận xung đột. Đây là thành kiến vô thức mà chúng ta đều có khi ở trong mối quan hệ với người khác.

Xung đột về phong cách làm việc xảy ra khi mọi người có những sở thích khác nhau liên quan đến môi trường làm việc của họ: Họ làm việc ở nhà hay ở văn phòng; trong một nhóm hoặc độc lập; trong thời gian ngắn hoặc trong thời gian dài và liệu họ có hoàn thành công việc trong ngày hay nửa đêm.

Ví dụ: Amreeta và Jan làm việc cùng nhau trong một dự án sẽ được sản xuất vào tháng tới. Amreeta muốn hoàn thành sớm công việc trong khi Jan thuộc kiểu người "nước đến chân mới nhảy".

Yêu cầu làm việc linh hoạt của một người có thể bị người quản lý coi là "lơ là". Ảnh: The Irish Times.

Cách đối phó với đồng nghiệp khó tính

Nếu sự tương tác của bạn với đồng nghiệp vượt ra ngoài sự xung đột về tính cách và dẫn đến hành vi bắt nạt hoặc bóc lột tại nơi làm việc, hãy đảm bảo bạn đã thông báo cho người quản lý ngay lập tức. Nếu đây không phải là một lựa chọn, hãy nói chuyện với HR.

Đối với các tình huống khác, đây là quy trình tiến sĩ Ali Walker khuyên mọi người để ứng phó với xung đột tại nơi làm việc.

1. Đừng coi xung đột là vấn đề cá nhân: Xung đột là một phần bình thường của cuộc sống. Bạn cần bình tĩnh tìm hiểu xem xung đột có thuộc loại xung đột giao tiếp, điều kiện văn hóa hay xung đột công việc.

2. Dành thời gian để suy ngẫm: Hãy tự hỏi bản thân: điều gì ở hành vi của người này khiến bản thân khó chịu? Có phải người này làm phiền tôi vì họ có một đặc điểm mà tôi muốn sở hữu? Có phải họ đang thể hiện một đặc điểm hành vi mà tôi không thích nhưng tôi lại thấy ở chính mình?

3. Chia sẻ với đồng nghiệp: Chúng ta cần dành thời gian để nói chuyện với đồng nghiệp và chia sẻ sở thích của mình về giao tiếp, văn hóa và phong cách làm việc.

4. Xây dựng kế hoạch: Dựa trên sở thích của mỗi người trong nhóm, người quản lý hãy xây dựng kế hoạch hỗ trợ nhu cầu của từng người. Tạo ra một ngôn ngữ chung để giao tiếp, văn hóa và phong cách làm việc; xác định một ngày làm việc yêu thích đối với mỗi người. Một khi mọi người trong nhóm hiểu được nhu cầu của nhau, họ sẽ dễ dàng cư xử, đồng cảm và tôn trọng nhau hơn.

Khi các vấn đề phát sinh, các nhà lãnh đạo phải giải quyết chúng một cách nhanh chóng và kiên quyết. Tiến sĩ Ali Walker cho biết thật đáng để đầu tư vào những giải pháp tại nơi làm việc vì môi trường làm việc hòa đồng sẽ đem lại nhiều thành công.