Cụ thể, trước khi tổ chức, nhà trường phải xây dựng kế hoạch cụ thể, làm rõ thành phần tham gia, đơn vị thực hiện; thời gian, địa điểm, lịch trình, kinh phí tổ chức, phương án bảo đảm an toàn và lịch học bù cho học sinh (nếu tổ chức vào ngày không được nghỉ theo quy định).
Sau đó, nhà trường gửi hồ sơ xin phê duyệt kế hoạch tổ chức đến cấp quản lý trực tiếp (trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở gửi phòng GD&ĐT; trường THPT gửi Sở GD&ĐT).
Hồ sơ gồm: Tờ trình xin phê duyệt kế hoạch tổ chức; biên bản cuộc họp giữa nhà trường và Ban đại diện cha mẹ học sinh; kế hoạch tổ chức; giấy phép kinh doanh của đơn vị thực hiện. Hồ sơ phải được gửi về trước 7 ngày trước khi thực hiện.
Sở GD&ĐT Hà Nội lưu ý, nhà trường chỉ được thực hiện kế hoạch khi đã được cấp quản lý trực tiếp phê duyệt. Hiệu trưởng nhà trường chịu trách nhiệm hoàn toàn về công tác tổ chức hoạt động tham quan, ngoại khóa của đơn vị mình.
Với các hoạt động do cha mẹ học sinh tổ chức, Sở khuyến cáo nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt trước khi triển khai để bảo đảm an toàn cho con em mình trong suốt quá trình tham gia.
Quy trình nhà trường tổ chức cho học sinh đi tham quan, ngoại khóa, trải nghiệm đã được Sở GD&ĐT Hà Nội hướng dẫn cụ thể và áp dụng từ nhiều năm nay; không có quy định nào cấm phụ huynh học sinh tổ chức hoạt động này cho các con.